Automatización de pedidos: de Excel + WhatsApp a flujo único
Una distribuidora de productos industriales eliminó 30+ horas semanales de captura manual al unificar pedidos de WhatsApp, correo y catálogo web en un solo sistema.
Métricas clave
El reto
El equipo de ventas recibía pedidos por tres canales distintos (WhatsApp, correo, llamadas) y los capturaba manualmente en una hoja de Excel compartida. Cada captura tardaba en promedio 6 minutos y generaba errores de SKU, cantidad o cliente al menos en el 8% de los casos. Los cierres de mes tomaban 4 días porque había que conciliar entre hojas. Además, no había forma confiable de saber el stock real en tiempo real.
La solución
Construimos una app web interna con captura unificada de pedidos, integrada con WhatsApp Business API (pedidos llegan estructurados) y con el ERP existente para validación de stock en tiempo real. La hoja de Excel se conservó como respaldo solo durante el primer mes. Capacitamos al equipo en 3 sesiones cortas.
El resultado
En 8 semanas el flujo manual se eliminó por completo. Las capturas pasaron de 6 minutos a 30 segundos por pedido, los errores bajaron del 8% al 0.4% y los cierres de mes ahora se hacen el mismo día 1. El equipo de ventas recuperó cerca de 30 horas semanales que ahora se invierten en atención a clientes nuevos.
“Antes vivíamos apagando fuegos en cada cierre. Hoy el equipo dedica esas horas a vender más.”
— Gerente de operaciones · Distribuidora industrial